5 інструментів тайм-менеджменту, які зроблять ваш день продуктивнішим

Коротко про тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент — це вміння ефективно використовувати час. У кожного з нас є до 16 годин робочого часу протягом доби, і це небагато.

Аби не витрачати свій час даремно, треба розуміти дві основні речі:

1. Мета, з якою ви інвестуєте свій час у той або інший захід.

2. Грамотно спланувати свій час, виходячи з поставленої мети.

Мета як інструмент тайм-менеджменту

Мета має бути передумовою руху та навігатором. Все, що ви робите, має наближувати вас до мети. Запитуйте себе щодня: «Що я роблю сьогодні для наближення до моєї мети?».

Працюючи за наймом, ви також можете наближатися до своїх цілей. Виберіть роботу, яка буде не тільки приносити прибуток, але й розвивати ваші професійні здібності. Тоді згодом ви станете затребуваним спеціалістом або зможете займатися власною справою.

Порад «як стати мільйонером за день» багато, але їх насправді не достатньо. Вам знадобиться неабиякий досвід та знання, як розумно розпорядитися тим мільйоном.

Інструменти тайм-менеджменту

Що робити, коли перелік справ набагато перевищує наявний час? Якщо плани міняються настільки часто, що одна сторінка вашого щоденника не може цього витримати? Тоді ви розумієте, що використання додаткових інструментів, — це перша необхідність на шляху до ефективного використання часу.

Насправді існує безліч корисних інструментів тайм-менеджменту, але всі їх використовувати недоцільно — ви тільки будете втрачати купу часу. Отже, ми вирішили описати 5 інструментів-помічників на шляху до успішного тайм-менеджменту.

• Time Doctor.
• Asana.
• Trello.
• Basecamp.
• Матриця Ейзенхауера.

1. Time Doctor

Time Doctor — це програма обліку робочого часу, яка ретельно стежить за вашим робочим процесом та допомагає контролювати підлеглих. Як саме?

Вмикайте тайм-трекер, як тільки починаєте роботу, і не забудьте вимкнути завершивши її. Протягом цього часу програма буде робити скріншоти з несподіваною періодичністю. Також наприкінці дня ви побачите, коли працювали ефективно, які сайти відвідували та якими програмами користувалися.

Спостереження за робочим процесом дозволить уникнути купи непорозумінь у колективі. Отже, Time Doctor створює умови для поліпшення ділових відносин та продуктивності праці.

2. Asana

Asana підійде як для особистого, так і для командного планування. За її допомогою ви можете створювати різні проекти, а всередині них — планувати завдання. Усі ваші завдання потрапляють у календар, який допоможе спланувати час. Додавання різних кольорів до проектів вкажуть на проект, до якого належить те чи інше завдання.

Призначаючи відповідального, ви можете делегувати завдання, а також обговорювати їх із членами своєї команди безпосередньо в Asana.

3. Trello

Спеціалісти з тайм-менеджменту найчастіше порівнюють Trello з Asana. Вони обидві дозволять розподіляти всі задачі на проекти, проте Trello надає можливість помічати кожне завдання окремим кольором. Тобто завдання, що належить до трьох проектів одночасно, буде виділено трьома кольорами.

Також зручно те, що ви одночасно бачите всі свої проекти на одній панелі. Проте, якщо у вас забагато завдань, то є ймовірність «загубитися». Все ж таки простота планування Trello приваблює понад 10 мільйонів користувачів!

4. Basecamp

Basecamp — це проста та ефективна система управління проектами. Вона містить задачі, календар, дискусії, документи та таймінг проектів. Завдяки цим властивостям програма допомагає ефективно вибудувати комунікацію з клієнтами та суспільну роботу з партнерами.

Завантажуйте мобільний додаток Basecamp, щоб мати постійний доступ до запланованих проектів.

5. Матриця Ейзенхауера

За допомогою цієї простої матриці 34-й президент США Дуайт Ейзенхауер мав намір довести, що не все, що ми робимо, варто нашого часу. Усі завдання він розподілив за чотирма категоріями:

• важливі та строкові;
• просто важливі;
• просто строкові;
• неважливі та нестрокові.

Ідеально не доводити справи до першої категорії — це зайвий стрес. Намагаєтеся виконувати справи поки вони просто важливі, а потім вже переходити до строкових — вони ж неважливі, чи не так? Зрозумійте, що справи, занесені до останньої категорії, тільки забирають ваш час. Невже у вас не залишилося більше важливих справ?

Ми вирішили розглянути матрицю Ейзенхауера для розуміння пріоритетності справ та уникнення деякої роботи взагалі. Чим менше справ — тим легше їх виконувати!

Висновок

Використання інструментів тайм-менеджменту — крок до покращення продуктивності праці. За допомогою перерахованих програм це стає простішим, ніж раніше. Проте не зациклюйтеся на процесі планування. Інструменти придумують для того, щоб полегшити ваш тайм-менеджмент, а не створювати додаткові перешкоди на шляху до поставлених цілей. Також не нехтуйте відпочинком.

Тайм менеджмент — це не про те, як встигнути все на світі. Це про те, як встигнути найголовніше, та не забувати при цьому насолоджуватися життям!

https://www.work.ua

За матеріалами hitjob.com.ua