Советы менеджеру: как эффективно планировать рабочее время

Отсутствие приоритетов = дефицит времени

К причинам дефицита времени можно также отнести психологическое состояние человека на работе – переутомление, выгорание, стрессовые и конфликтные ситуации. Управление временем – сложный многоаспектный процесс, состоящий из управления делами, а именно принятия важных решений и понимания процесса достижения результата; управления взаимоотношениями и коммуникациями; управления своим состоянием и состоянием подчиненных, создания комфортных условий труда.

Правила успеха

Основные принципы эффективного управления временем проистекают из простой и понятной функции менеджмента – планирования рабочего времени. Планированием занимаются почти все, однако успех зависит от нескольких правил, знать которые должен каждый:

1) Нужно планировать всего 60% рабочего времени, оставляя 40% для управления внезапно возникшими делами и задачами. Это означает, что в ежедневнике не должна быть "расписана" каждая минута, как обычно происходит на практике. Зачастую такой плотный график не позволяет гибко управлять временем, добавлять в ежедневное или еженедельное расписание появившиеся незапланированные дела.

2) Все рабочие задачи сортируются по критериям срочности и важности, а также должны отвечать нескольким условиям. Во-первых, задачи должны быть измеримы и проверяемы, не быть слишком запутанными и быть конечными. Во-вторых, любая задача должна выполняться под контролем и в полномочиях ответственного лица, быть скоординированной с задачами других подразделений и сотрудников. Важно, чтобы любая рабочая задача была согласована с планируемыми ресурсами, а люди, ответственные за ее выполнение, принимали участие в определении механизмов ее достижения.

Ответы на вопросы

Определяя, какие задачи являются наиболее важными и срочными, целесообразно ответить на несколько вопросов, которые помогут их отсортировать и определить те, которые требуют решения в первую очередь. Вопросы звучат так:

– Выполняя какие задачи, я в наибольшей степени приближаюсь к воплощению моих главных целей (года, месяца, недели, дня)?

– Могу ли я за счет одной задачи решить несколько других?

– Делая какие дела, я могу внести максимальный вклад достижение общих целей организации, отдела, рабочей группы и т.п.?

– Выполнение каких задач принесет наибольшую пользу (в краткосрочном и долгосрочном плане), наибольшее денежное вознаграждение?

– Невыполнение чего может иметь самые негативные последствия?

Безусловно, планирование и сортировка задач – не универсальные лекарства для эффективного управления рабочим временем. Среди прочего можно выделить такие техники как разбиение задач на подзадачи, установление промежуточных целей, делегирование.

Все возможные методы необходимо применять в комплексе, при этом внедряя систему планирования на всех организационных уровнях. При грамотном управлении временем лишь одного сотрудника или руководителя вряд невозможно достичь желаемых эффектов во всей компании. "Пока Вы не сможете управлять своим временем, Вы не сможете управлять ничем другим", сказал Питер Друкер. В этом состоит одна из самых важных и трудных задач современного успешного менеджера.