Як краще організувати робочий простір?

Як театр починається з вішалки, так і будь-яка робота починається з робочого місця. І чим ретельніше й продумано воно організовано, тим ефективніше й продуктивніше за ним працюється. І навпаки – через вічний безлад на робочому столі та в комп'ютері так і хочеться щохвилини виходити на кава-брейки.

Починаємо з робочого столу

Крок перший – радикальний. Організувати робоче місце набагато простіше з нуля. Приберіть всі предмети з робочої поверхні та звільніть ящики. Усунувши безлад, вам буде набагато простіше уявити, як краще організувати робочий простір. Ви витратите набагато більше часу, якщо будете перебирати всі предмети, які знаходяться на робочому місці по одному.

Крок другий – гігієнічний. Витріть пил, якщо він є, і при необхідності протріть поверхні універсальним засобом. Обробіть стільницю і ящики. Після прибирання ваш стіл буде виглядати як новенький.

Крок третій – холоднокровний. Перегляньте прибрані зі столу предмети й рішуче викиньте те, що не має відношення до роботи. Це стосується всього: і робочих паперів, і канцелярського приладдя, і будь-яких інших речей. Люди часто прив'язуються до невживаних речей, потім же з подивом виявляють, що саме вони займали більшу частину робочого простору.

Крок четвертий – по фен-шую. Заново розставляючи тільки потрібні речі на столі, не кладіть їх на старих місцях. Перестановка речей – маленька хитрість, яка позбавляє щоденну роботу монотонності й розбавляє звичний оку вигляд.

Під рукою краще тримати найпотрібніші речі, з якими працюєте протягом дня: папки з терміновими документами, блокнот, ручку, олівець. Все інше бажано розсортувати за ступенем необхідності – чим «необхідніше», тим ближче до себе. Канцелярське приладдя краще не зберігати весь час на столі, а діставати у міру необхідності – так простору буде більше, а пилу – менше.

До речі, перетворювати свій стіл в робоче місце робота або аскета зовсім не обов'язково, милі дрібнички (за умови, що їх буде 2-3) цілком можуть налаштувати на робочий лад. Це може бути фотографія з відпустки, невеликий сувенір з іншої країни, цікава підставка під телефон.

І ще одна важлива порада для тих, хто працює поза офісом: робоче місце – саме робоче. Намагайтеся за ним не грати, наприклад, в комп'ютерні ігри. В крайньому випадку перенесіть робочий ноутбук в інший куток кімнати або на кухню.

З робочим столом розібралися, настав час комп'ютера. Він також у більшості випадків є частиною робочого процесу, тому порядок у ньому необхідний.

Крок п'ятий – електронний. Іноді файли в комп'ютері знаходяться в такому безладі, що братися за систематизацію страшно, проте краще на це виділити декілька годин, щоб потім заощадити набагато більше, не витрачаючи час на гарячкові пошуки. Принцип такий самий, що і з настільним приладдям: чим потрібніша, тим ближче. Старі ж файли можна взагалі заархівувати.

Якщо вам часто доводиться працювати з різними версіями одного і того ж документа, корисно продумати систему назв. Найпростіше в назву кожної нової версії додавати дату й при необхідності час – так буде легко зрозуміти, коли були внесені останні зміни, і порівняти версії.

Копії найбільш цінних документів варто зберігати, наприклад, у хмарному сервісі – про всяк випадок. Якщо ж такі потрапили до вас у паперовому вигляді, – краще їх відсканувати.

Генеральне прибирання робочого місця варто проводити раз в декілька місяців, але за чистотою столу краще стежити регулярно. Можна приділяти цьому 10 хвилин у кінці кожного робочого дня або годину в п'ятницю – так підтримувати порядок буде легше. В майбутньому ж це дозволить заощадити не тільки час, а й нерви.

При цьому якщо ваш порядок виглядає для когось як безлад, – не турбуйтеся, головне, щоб ви в ньому орієнтувалися і вам було комфортно й продуктивно справлятися з робочими завданнями.

https://hh.ua/

За матеріалами hitjob.com.ua